Urząd ministra sekretarza stanu Księstwa Warszawskiego powstał na mocy konstytucji z lipca 1807 roku. Sekretariat Stanu Księstwa Warszawskiego stanowił aparat pomocniczy ministra sekretarza stanu, a jego główną siedzibą, wynikającą z obowiązków urzędnika, było Drezno. Zatem cezura czasowa funkcjonowania Sekretariatu Stanu to lata 1807–1813. Głównym wyznacznikiem zadań, wykonywanych w Sekretariacie Stanu, były zadania, wynikające z obowiązków ministra sekretarza stanu. Tym obowiązkom podporządkowano system pracy kancelarii. Jakość wykonywanych zadań przy ich nadmiarze pozostawiała czasem wiele do życzenia. Jakkolwiek, Sekretariat Stanu stanowił jedyną drogę dla obywateli do skontaktowania się z monarchą. Gabinet Stanisława Augusta miał wspólne elementy z gabinetem saskim, a Sekretariat Stanu był kancelarią przy saskim królu. Zatem w przypadku tej kancelarii królewskiej możemy spodziewać się raczej kontynuacji wcześniejszych zwyczajów niż wprowadzenia nowej formy akt spraw, charakterystycznej dla XIX wieku. Argumentem przemawiającym za zastosowaniem w Sekretariacie Stanu znanych już rozwiązań, jest także fakt, że król saski był niechętny gwałtownym zmianom. Choć w Księstwie Warszawskim wprowadzano nowoczesne rozwiązania ustrojowe i kancelaryjne, to jednak Królestwo Saksonii było w tym okresie bardziej zachowawcze. Fryderyk August ostrożnie podchodził do przeprowadzanych w Księstwie reform i nie zamierzał w krótkim czasie przenosić ich na grunt saski. Mogło to także powodować sceptyczne podejście do nowoczesnej kancelarii akt spraw. Sekretariat Stanu został urządzony ogólnie według rozwiązań XVIII-wiecznych, z uwzględnieniem potrzeb kancelarii do spraw Księstwa Warszawskiego. Unowocześnienie polskiej kancelarii królewskiej, za jaką należy uznać Sekretariat Stanu Księstwa Warszawskiego, w tym przypadku stanowiły rozbudowane pomoce ewidencyjne. W kancelarii stanisławowskiej dopiero zaczynano wprowadzać dzienniki korespondencyjne ogólne. Akt królewski we wszystkich egzemplarzach: oryginał w archiwum, wpis w protokole sekretariatu stanu i kopia urzędowa, czyli wypis z protokołu sekretariatu stanu, powinien zawsze być zgodny co do treści. Według prawa odpowiadał za to minister sekretarz stanu. Niestety, przeglądając protokoły posiedzeń Rady Stanu, dowiadujemy się o uchybieniach w tym zakresie....
The office of the Duchy of Warsaw Minister Secretary of State was created pursuant to the adoption of 1807 Basic Law. The Secretariat of State for the Duchy of Warsaw was an auxiliary apparatus for the minister State Secretary, with its main office located in Dresden, in consequence to the duties of the service. Thus, the office oper ated between 1807 and 1813. The responsibilities of the minister determined all the most important duties of the Secretariat of State. The system by which the administrative office had functioned was subordinate to those responsibilities. The quality of work, given the overload of assignments, had, at times, left much to be desired. However, The State Secretary Office was the only way, the citizens were able to contact the monarchy. The so-called HRH Cabinet of Stanislaw August was similar to the Saxon Cabinet, and the Secretariat of State served as the chancellery of the Saxon king. Therefore, in the case of this particular Royal Chancery, we can expect the preexisting order to be upheld rather than introduction of the new filing system, which is characteristic for the 19th century. The most important argument for applying the well-proven solutions in the Secretariat of State, was the fact, that the Saxon king was adverse to dramatic change. In spite of the fact that the Duchy of Warsaw had been introduced to modern political regime and way of operating the chancery, the Kingdom of Saxony was more conservative at the time. Fryderyk August was very cautious about the Duchy being reformed and he didn’t intend to introduce the same kind of changes to the Saxon state. This could also be the reason for his being skeptical about the modern approach to case filing. With regard to that, the solutions used to organise the secretariat of State were similar to the ones popular in the 18th century, modified, in order to cater to the needs of the affairs of the Duchy of Warsaw. Polish royal chancellery, which the Secretariat of State of the Duchy of Warsaw should be considered, was modernized by well-developed reference tools. General lodgement records were only just being brought on into Stanisław’s chancellery. Content of any copy of a given Royal Act, that is, the original document in the archives, as well as official copy – in other words – excerpt from the registry of the secretariat of state, should be consistent. According to the law, this was the responsibility of the Minister Secretary of State. Alas, many shortcomings have been discovered in that regard, while browsing the Council of State memorandums....

Prusy Królewskie jako prowincja Rzeczypospolitej znacznie ucierpiały w czasie wielu wojen prowadzonych na przestrzeni ostatnich 500 lat. Kataklizm wojen dopełniony został losowymi wypadkami pożarów trawiących miasta na przestrzeni tego okresu. Wraz ze zniszczeniami miast, zamków i dworów destrukcji ulegały również zgromadzone w nich akta. W efekcie tych zniszczeń do dnia dzisiejszego przetrwał zaledwie niewielki fragment dziedzictwa aktowego. Dwa z trzech dawnych województw Prus Królewskich nie mają dziś podstawowych serii ksiąg sądowych sądów grodzkich i ziemskich. Ocalały zaledwie akta sądu grodzkiego i ziemskiego najmniejszego z województw pruskich – malborskiego. Tylko niewiele lepiej potraktowane zostały archiwalia miejskie. W niezłym stanie przetrwały akta wielkich miast pruskich Gdańska i Torunia. Sporo szczęścia miały również księgi miejskie Chojnic, Malborka, Nowego, Pucka czy Sztumu. Pozostałe jednak doznały mniejszego, częściej jednak większego uszczerbku. Biorąc pod uwagę tak wątłą w gruncie rzeczy bazę źródłową niezwykle istotne jest gromadzenie i udostępnianie informacji o materiałach archiwalnych dotyczących Prus Królewskich rozproszonych po rozmaitych archiwach i bibliotekach tak w kraju jak i poza jego granicami. Te ostatnie może są o tyle ważniejsze, że rzadko kiedy docierają do nich badacze z Polski, bo – na pierwszy rzut oka – czegóż można by oczekiwać po archiwaliach przechowywanych w Rydze, Mińsku, Wilnie czy Lwowie w kontekście dziejów Prus Królewskich i zamieszkującej je ludności. Swe kwerendy historycy prowadzą zwykle w Berlinie i innych miastach niemieckich, z nieśmiałością zerkając na nierozpoznane w tej kwestii archiwa rosyjskie. Ale tu? Niniejszy artykuł podsumowuje kilkutygodniową kwerendę archiwalną, jaka została przeprowadzona w Narodowym Archiwum Historycznym Białorusi w Mińsku, której celem było między innymi zebranie informacji o materiałach archiwalnych wytworzonych przez osoby i urzędy funkcjonujące w Prusach Królewskich w XVI–XVIII wieku, a pierwotnie znajdujących się w archiwach prywatnych szlachty tej prowincji. Pomysł takiej kwerendy zrodził się po zapoznaniu z dziejami rodu Radziwiłłów i ich rolą jaką odgrywali w Prusach, a także po wcześniejszych kwerendach przeprowadzonych w innych częściach dawnego archiwum radziwiłłowskiego, przechowywanych obecnie w Archiwum Głównym Akt Dawnych w Warszawie i Państwowym Archiwum Historycznym Litwy w Wilnie....
Royal Prussia, being a province of the Republic of Poland, suffered greatly during the many wars campaigned in the last 500 years. The calamity of wars has been supplemented by accidental fires devouring the cities over that period. Along with cities, castles and manors, records amassed in them, were destroyed as well. As a result of this damage, but a little of the archival heritage remains intact. Two of the three provinces (voivodeships) of the former Royal Prussia lack the most basic sets of municipal and manorial court records. Those records had only been saved in the smallest of the Prussian provinces – Malbork province. The city archival records had been just slightly better handled. The books of the great Prussian cities – Gdansk and Torun survived and are in fair condition. City records of Chojnice, Malbork, Nowe, Puck and Sztum were also rather lucky. However the rest of them had suffered great damage more often than not. Considering the overall deficiencies of the resource database, it is crucial to cumulate and release information referring to the data concerning Royal Prussia, that are scattered over various archives and libraries both in the country and abroad. The importance of the latter ones lies perhaps mostly in the fact, that rarely do polish researchers get through to them because – at the first glance – what should you expect of archival materials kept in Riga, Minsk, Vilnius or Lvov, that refers to the history of Royal Prussia and its inhabitants? It is usual for the academics to carry out their research in Berlin and other german cities, with only most tentative glimpses cast on Russian archives they have yet to examine on the matter in question. But here? This article serves to summarise an archival research which has been carried out in the National Historical Archives of Belarus in Minsk, the point of which was to gather data on the archives build up and assembled by persons and offices that were in existence in the Royal Prussia between 16th and 18th century, originally located mostly in private archives of the province’s local gentry and nobility. The idea for such research to be conducted has arisen after looking into the history of the Radziwill family and the important role they played in Prussia, as well as examining other sections of the old Radziwill archives that are currently kept in the Central Archives of Historical Records in Warsaw and the National Historical Archives of Belarus in Minsk....

Opis dokumentów pochodzących z 1808 r. W zespole marszałka Davout w archiwum Service Historique de la Défense w Vincennes, zachowało się ponad sto listów lub wyciągów z listów nadsyłanych do i z Księstwa Warszawskiego tak przez cywilów, jak i wojskowych. Pochodzą one (a właściwie wyciągi z nich, bo oryginałów nie ma) z „czarnego gabinetu” pocztowego Księstwa, nadzorowanego przez dyrektora poczt, Ignacego Zajączka....